Az egyetemi levéltárak egyik legfontosabb feladata, hogy megőrizzék és bemutassák: a felsőoktatási intézmény létrehozása óta kik tanultak ott, kik oktatták őket és mit tanultak.

Levéltárunkban többféle típusú (papír alapú) hallgatói nyilvántartást őrzünk: hallgatói törzskönyvek (vagy anyakönyvek, benne a leckekönyvvel megegyező adatokkal), szigorlati törzskönyvek, államvizsga (záróvizsga) jegyzőkönyvek, oklevélnyilvántartások (mintalapok és regiszterek). Gyakorlatilag mindegyik, valaha a Műegyetemen tanuló diákról rendelkezünk adatokkal! Ez 240 év alatt rengeteg ember, hiszen jelenleg 20 ezer körüli az egy tanévben beiratkozott hallgatók száma.

Mire használható fel ez az adatvagyon? Napi szintű adatszolgáltatást végzünk egykori hallgatóink, az egyetemi hivatalok, munkáltatók, nyugdíjbiztosítók stb. részére. Családjuk történetét kutatók gyakran fordulnak hozzánk egy-egy életrajzi adat kiderítése vagy tisztázása miatt, és a neves tudósok életrajzírói számára is fontos adalékok az egyetemi tanulmányaikkal kapcsolatos információk. Mivel személyes adatokról van szó, természetesen nem szabadon hozzáférhető állomány, kutatási korlátozások vonatkoznak rájuk (ezekről bővebben itt: https://www.omikk.bme.hu/leveltar/kutatas/kutatasi-tajekoztato).  

A hónap dokumentumának azonban olyan hallgatói nyilvántartás-típust választottunk, amely valójában nem tömegesen található meg levéltárunkban. Ezek a hallgatói iratgyűjtők vagy tasakok, amelyek minden olyan dokumentumból tartalmazhatnak egy-egy példányt, amely a hallgató egyetemi életútja során keletkezhetett: felvételi feladatmegoldás, önéletrajz, leckekönyvbe szánt igazolványkép, iratkozási lap, hallgatói eskü, különböző tanulmányi kérelmek és határozatok (ezek bizonyos idő elteltével alapvetően selejtezhető iratok). Az iratgyűjtők tartalma és a benne lévő dokumentumok mennyisége és összetétele nagyon eltérő, a levéltárba meghatározott szempontok szerint válogatva, ún. mintavételes eljárással kerültek be. Néhány tasak szinte semmit nem árul el a gazdájáról, néhányban azonban annyi dokumentum található, hogy akár a hallgató egész családjának társadalmi háttere is jól felrajzolható a segítségükkel.