Az egyetemi levéltár feladata az illetékességi körébe tartozó szervek iratkezelésének ellenőrzése. A BME Levéltár illetékessége a BME egészére, annak minden szervezeti egységére, testületére, az egyetem által alapított vagy tulajdonolt egyéb szervezetekre kiterjed, beleértve a fenntartó felsőoktatási intézmény által felügyelt gazdasági társaságot és fenntartott egyéb intézményt is.

Az egyetem iratkezelését az iratkezelési szabályzatban foglaltak mentén kell végezni (a szabályzat gondozását, a napi iratkezelési feladatok végzését, a Poszeidon rendszer szakmai működtetését  a Kancellárián működő Dokumentumkezelési Osztály végzi, illetve támogatja). A Levéltár a szabályzatban megjelölt feladatok végzését, a szabályzatban foglaltak betartását ellenőrzi a maradandó értékű iratok fennmaradásának biztosítására.

Az egyetem mindenkori iratkezelési szabályzata azt határozza meg, hogy a BME szervezeti egységeihez érkezett, az ott keletkezett, illetve oda továbbított iratokat jól áttekinthető és ellenőrizhető rendszer szerint kezeljék, őrizzék, selejtezzék, illetve a nem selejtezhető iratokat a levéltárnak átadják, olyan módon, hogy azok a későbbi hozzáférésre alkalmasak legyenek.